Gesetzliche Grundlage
Die Meldepflicht basiert auf § 146a der Abgabenordnung (AO) sowie der Kassensicherungsverordnung (KassenSichV). Diese Vorschriften sind zentrale Bestandteile des gesetzlichen Rahmens, der zur Bekämpfung von Steuerhinterziehung und zur Sicherstellung korrekter Aufzeichnungen im elektronischen Geschäftsverkehr eingeführt wurde.
Gemäß § 146a AO müssen alle elektronischen Aufzeichnungssysteme, die zur Erfassung von Geschäftsvorfällen genutzt werden, mit einer zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein. Diese TSE dient dazu, sämtliche Transaktionen manipulationssicher und unveränderbar aufzuzeichnen, um eine lückenlose Dokumentation sicherzustellen.
Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) konkretisiert diese gesetzlichen Anforderungen und legt fest, dass neben der Implementierung einer TSE auch eine Meldung der Kassensysteme beim Finanzamt erforderlich ist. Diese Meldepflicht betrifft nicht nur neu angeschaffte Systeme, sondern auch bestehende Kassensysteme, sofern diese nachträglich mit einer TSE ausgestattet wurden oder relevante Änderungen an der Konfiguration vorgenommen wurden.
Zu den wesentlichen Inhalten der Meldepflicht zählen:
- Registrierungspflicht: Jedes elektronische Kassensystem muss einzeln und mit allen relevanten Daten, wie Seriennummern, Standort und Typ der verwendeten TSE, gemeldet werden.
- Meldung von Änderungen: Änderungen am System, wie der Austausch einer TSE oder die Außerbetriebnahme eines Kassensystems, müssen ebenfalls zeitnah dem Finanzamt mitgeteilt werden.
- Fristen: Die Meldung muss spätestens innerhalb eines Monats nach Inbetriebnahme oder Änderung des Systems erfolgen. Bei Nichtbeachtung drohen empfindliche Strafen und Bußgelder.
Diese Vorschriften zielen darauf ab, Transparenz und Nachvollziehbarkeit bei der Nutzung elektronischer Kassensysteme zu gewährleisten. Gleichzeitig sollen Manipulationen durch nicht dokumentierte Änderungen oder unvollständige Aufzeichnungen verhindert werden.
Die Einhaltung dieser gesetzlichen Vorgaben ist besonders für Gastronomiebetriebe und Einzelhändler essenziell, da Verstöße nicht nur zu erheblichen Geldstrafen führen können, sondern auch steuerliche Prüfungen und Nachzahlungen nach sich ziehen können.
Mit einem modernen, gesetzeskonformen Kassensystem, das die Anforderungen der KassenSichV und § 146a AO vollständig erfüllt, sind Unternehmen auf der sicheren Seite und profitieren zusätzlich von optimierten Prozessen und einer erhöhten Transparenz.
Betroffene Unternehmen
Von der Regelung zur Meldepflicht sind sämtliche Unternehmen betroffen, die elektronische Kassensysteme im Einsatz haben. Dies betrifft ein breites Spektrum an Branchen und Betriebsgrößen – von kleinen Einzelhändlern bis hin zu großen Filialbetrieben sowie Dienstleistungsunternehmen, die mobile Abrechnungssysteme nutzen.
Betroffen sind insbesondere:
- Einzelhandel: Geschäfte aller Art, von Supermärkten und Modegeschäften bis hin zu Fachmärkten und kleinen Ladengeschäften, die elektronische Kassensysteme zur Abwicklung von Verkäufen nutzen.
- Gastronomie und Hotellerie: Restaurants, Cafés, Imbisse, Bars, Hotels und Foodtrucks, die Bestellungen, Abrechnungen und Trinkgelder über elektronische Kassen erfassen.
- Dienstleister: Friseure, Kosmetiker, Fitnessstudios, Werkstätten und ähnliche Betriebe, die elektronische Kassensysteme zur Rechnungsstellung oder Dienstleistungserfassung verwenden.
- Mobile Verkaufsstellen: Verkaufsstände, Marktstände, Foodtrucks oder Eventgastronomie, die auf mobile Kassensysteme angewiesen sind, um ihre Umsätze korrekt zu erfassen.
Die Regelung betrifft sowohl neu angeschaffte als auch bereits im Einsatz befindliche Systeme, unabhängig davon, ob diese gekauft, gemietet oder geleast wurden. Selbst dann, wenn ein Unternehmen ältere Kassensysteme weiterhin nutzt, die ursprünglich ohne TSE betrieben wurden, besteht eine Meldepflicht, sofern diese Systeme nachträglich mit einer Technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet wurden.
Darüber hinaus gilt die Meldepflicht nicht nur für fest installierte Kassensysteme, sondern auch für mobile Systeme, die beispielsweise auf Tablets oder Smartphones betrieben werden. Entscheidend ist dabei, dass das System zur Erfassung von Geschäftsvorfällen genutzt wird.
Meldepflichtige Informationen:
Bei der Meldung sind folgende Daten pro Betriebsstätte über das ELSTER-Portal zu übermitteln:
- Art des Kassensystems: Beschreibung des eingesetzten Systems (z. B. stationäre Registrierkasse, mobile Kassensysteme, Cloud-Kassensystem).
- Seriennummer des Kassensystems: Eindeutige Identifikation der jeweiligen Kasse.
- Details zur TSE: Seriennummer, Zertifikatsnummer, Hersteller und Typ der TSE.
- Datum der Inbetriebnahme: Zeitpunkt, zu dem das Kassensystem erstmals genutzt wurde.
- Standort der Kasse: Adresse, an der das elektronische Kassensystem verwendet wird.
- Informationen zu Änderungen: Außerbetriebnahme einer Kasse, Austausch oder Aktualisierung der TSE.
Wichtige Fristen:
- 1. Januar 2025: Beginn der Meldepflicht für elektronische Kassensysteme.
- 31. Juli 2025: Deadline für die Meldung von Systemen, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden.
- Ab 1. Juli 2025: Neue Systeme müssen innerhalb eines Monats nach Anschaffung gemeldet werden.
Konsequenzen bei Nichteinhaltung:
Unternehmen, die die Meldepflicht nicht einhalten, riskieren Bußgelder von bis zu 25.000 Euro gemäß § 379 AO. Zudem können steuerliche Nachteile durch Schätzungen des Finanzamts sowie intensivere Prüfungen der Buchführung entstehen, da nicht gemeldete Kassensysteme als potenziell manipulationsanfällig gelten.
Empfehlungen für Unternehmen:
- Frühzeitige Planung: Beginnen Sie rechtzeitig mit der Erfassung der erforderlichen Daten und der Planung der Meldung, um Engpässe zu vermeiden.
- Nutzung von Hilfsmitteln: Setzen Sie auf Kassensysteme, die die notwendigen Meldedaten automatisch erfassen und den Meldeprozess erleichtern
- Schulung der Mitarbeiter: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter über die neuen Anforderungen informiert sind und den Meldeprozess korrekt durchführen können.
Durch die Einhaltung dieser Vorgaben und Fristen können Unternehmen sicherstellen, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und potenzielle Strafen vermeiden.