Die Kassennachschau ist für viele Unternehmen ein Thema, das Unsicherheit und Stress auslösen. Doch mit der richtigen Vorbereitung musst du dir keine Sorgen machen. In diesem Blogbeitrag erfährst du, was eine Kassennachschau ist, wie sie abläuft und wie du dein Unternehmen optimal darauf vorbereitest, damit du bei einer Prüfung gelassen bleiben kannst.
Was ist eine Kassennachschau?
Die Kassennachschau ist eine unangekündigte Prüfung deiner Kassen und Kassensysteme durch das Finanzamt. Ziel ist es, die ordnungsgemäße Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften – wie der KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) und der GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) – zu überprüfen. Die Prüfer können während deiner Geschäftszeiten erscheinen und verlangen Einsicht in dein Kassensystem, Belege und relevante Unterlagen.
Warum ist die Kassennachschau so wichtig?
Eine fehlerhafte oder nicht ordnungsgemäß geführte Kasse kann zu empfindlichen Strafen, Steuernachzahlungen und sogar strafrechtlichen Konsequenzen führen. Die Finanzbehörden nehmen die Kassennachschau sehr ernst, um Steuerhinterziehung zu verhindern. Deshalb solltest du dich und dein Team gut vorbereiten.
So bereitest du dich auf die Kassennachschau vor
1. Kassensystem auf dem neuesten Stand halten
Stelle sicher, dass dein Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Das bedeutet:
- Deine Kasse muss über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen.
- Alle Buchungen, Stornos und Änderungen werden lückenlos gespeichert.
- Die KassenSichV und die GoBD müssen eingehalten werden.
2. Kassenbuch und Belege ordentlich führen
Führe dein Kassenbuch täglich und prüfe regelmäßig, ob alle Einträge korrekt und nachvollziehbar sind. Bewahre alle Belege, auch Stornobelege und Kassenberichte – übersichtlich und griffbereit auf. Hier hilft Dir ein digitales Kassensystem mit Archivfunktion.
3. Datenexport jederzeit möglich machen
Dein Kassensystem sollte einen schnellen und vollständigen Datenexport ermöglichen, damit du bei einer Kassennachschau alle geforderten Daten (z.B. im DSFinV-K-Format) sofort vorlegen kannst.
4. Mitarbeiter schulen
Deine Mitarbeiter sollten wissen, wie sie sich im Falle einer Kassennachschau verhalten. Kläre sie darüber auf, dass sie dem Prüfer Zugang zur Kasse gewähren und alle geforderten Unterlagen bereitstellen müssen.
5. Dokumentation griffbereit haben
Halte alle relevanten Dokumente bereit, dazu gehören:
- Bedienungsanleitung des Kassensystems
- Nachweise über die TSE
- Bedienungsanweisungen für das Personal in Form einer Verfahrensdokumantation
Was passiert bei einer Kassennachschau?
Der Prüfer des Finanzamts erscheint unangekündigt während der Geschäftszeiten. Er oder sie weist sich aus und kann deine Kasse, Belege und Aufzeichnungen einsehen. Du bist verpflichtet, dem Prüfer Zugang zu gewähren und alle geforderten Daten zur Verfügung zu stellen. Wichtig: Bleib ruhig, kooperiere freundlich und beantworte alle Fragen ehrlich.
Häufige Fehler bei der Kassennachschau – und wie du sie vermeidest
- Nicht aktuelle Kassensoftware: Sorge für regelmäßige Updates und prüfe, ob deine TSE funktioniert.
- Unvollständige Belege: Kontrolliere, ob alle Geschäftsvorfälle vollständig erfasst sind.
- Fehlende Dokumentation: Halte alle Unterlagen stets griffbereit.
- Uninformierte Mitarbeiter: Schaffe klare Anweisungen für dein Team.
Fazit: Mit guter Vorbereitung entspannt durch die Kassennachschau
Die Kassennachschau ist für viele Unternehmen eine Herausforderung, aber mit der richtigen Vorbereitung gibt es kein Grund zur Sorge. Halte dein Kassensystem aktuell, führe alle Aufzeichnungen ordentlich und schule dein Team. So zeigst du dem Finanzamt, dass du professionell und gesetzeskonform arbeitest.
Tipp:
Wenn du unsicher bist, ob dein Kassensystem alle Anforderungen erfüllt oder wie du dich optimal auf eine Kassennachschau vorbereitest, helfen dir die Kassenprofis gerne mit individueller Beratung und praktischem Support weiter.
So schulst du deine Mitarbeiter für die Kassennachschau
Eine gute Mitarbeiterschulung ist das A und O, damit bei einer Kassennachschau alles reibungslos abläuft. So bereitest du dein Team optimal vor:
1. Grundlagen erklären
Erkläre deinem Team, was eine Kassennachschau ist, warum sie durchgeführt wird und wie sie abläuft. Mache klar, dass sie keine Angst haben müssen, sondern einfach ruhig und sachlich bleiben sollen.
2. Verhalten im Prüfungsfall
- Freundlich und kooperativ: Deine Mitarbeiter sollten dem Prüfer höflich begegnen und keine Diskussionen anfangen.
- Ausweis verlangen: Sie dürfen immer den Dienstausweis verlangen, bevor sie Zugang gewähren.
- Zugang ermöglichen: Dem Prüfer wird Zugang zum Kassensystem, zu den Kassenbüchern und zu relevanten Belegen gewährt.
- Keine Auskünfte ins Blaue: Mitarbeiter sollten nur auf Fragen antworten, die sie sicher beantworten können. Im Zweifel lieber an dich oder die verantwortliche Person verweisen.
- Keine Unterlagen herausgeben: Es werden keine Originalunterlagen oder Geräte ausgehändigt, sondern nur Einsicht gewährt oder Kopien angefertigt.
3. Abläufe üben
Simuliere eine Kassennachschau im Team: Wer macht was? Wo finden sich die benötigten Unterlagen? Wie wird ein Datenexport gemacht? So sind alle auf der sicheren Seite. Hier unterstützt in der Regel auch der Steuerberater.
4. Wichtige Dokumente griffbereit halten
Stelle sicher, dass Bedienungsanleitungen, TSE-Nachweise, Protokolle und alle relevanten Unterlagen für die Kassennachschau schnell auffindbar sind.
Deine Rechte bei der Kassennachschau – das solltest du wissen
- Ausweispflicht: Du hast das Recht, dir den Dienstausweis des Prüfers zeigen zu lassen.
- Begleitung: Du oder eine von dir beauftragte Person dürfen bei der Kassennachschau anwesend sein.
- Einschränkung auf Kassenunterlagen: Der Prüfer darf nur relevante Kassenunterlagen prüfen, keine vollständige Betriebsprüfung durchführen.
- Wahrung des Betriebsfriedens: Die Prüfung soll deinen Geschäftsbetrieb möglichst wenig stören.
Tipp:
Informiere dein Team regelmäßig über die wichtigsten Abläufe und Rechte bei der Kassennachschau. So bleibt ihr im Ernstfall ruhig, freundlich und professionell – und hinterlasst beim Prüfer einen guten Eindruck.
Die Kassenprofis unterstützen dich gern mit Schulungen und Checklisten zur Kassennachschau, damit du und dein Team bestens vorbereitet seid!