Ein Gast isst im Hotelrestaurant, trinkt danach noch etwas an der Bar – und möchte alles beim Check-out bezahlen. Damit das ohne Zettel und Nachtippen klappt, verbindest du das Hotelprogramm (PMS) mit dem Restaurant-Kassensystem: Der Service bucht den Verzehr an der Kasse direkt aufs Zimmer, und die Rezeption sieht ihn sofort auf der Zimmerrechnung. Wie das geht, welche Kassen das können und worauf du achten solltest, liest du hier.
Was bringt die Verbindung von Hotelprogramm und Kasse?
Ohne Anbindung schreibt der Service Bons von Hand mit oder die Rezeption tippt Beträge ein zweites Mal ab. Das kostet Zeit und führt zu Fehlern – spätestens beim Check-out, wenn ein Getränk fehlt oder doppelt auftaucht. Mit einer Schnittstelle zwischen PMS und Kasse
- landen Restaurant, Bar, Frühstück und Zimmerservice direkt auf dem Gästefolio,
- sieht die Rezeption beim Check-out die vollständige Rechnung,
- bleiben Hausgäste und externe Gäste getrennt – Tagesgäste bezahlen wie gewohnt direkt am Tisch,
- siehst du in den Auswertungen, welches Outlet welchen Umsatz bringt.
So verbindest du PMS und Restaurantkasse – Schritt für Schritt
1. Hotelprogramm prüfen
Zuerst klärst du, welches PMS im Einsatz ist und ob es eine Kassenschnittstelle anbietet. Gängige Hotelprogramme wie Protel, Mews oder ibelsa lassen sich anbinden. Ob und wie das bei deinem Programm funktioniert, prüfen wir vorab gemeinsam mit dir.
2. Kassensystem mit Hotelschnittstelle wählen
Nicht jede Kasse kann Umsätze ans Hotelprogramm übergeben. Achte darauf, dass das Kassensystem eine Hotel- bzw. PMS-Schnittstelle hat – welche Systeme das können, siehst du weiter unten.
3. Rollen und Rechte festlegen
Rezeption, Service, Bar und Küche: Wer darf stornieren, rabattieren oder aufs Zimmer buchen? Diese Rechte legst du einmal fest – das schützt vor Fehlbuchungen.
4. Outlets und Artikel zuordnen
Frühstück, Restaurant, Bar und Tagungen bekommen eigene Bereiche. So weiß das Hotelprogramm, woher eine Buchung kommt, und du kannst später sauber auswerten. Tagungspauschalen lassen sich auf die Veranstaltung buchen statt aufs einzelne Zimmer.
5. Testbuchung und Schulung
Vor dem Start buchen wir gemeinsam Testumsätze aufs Zimmer und prüfen, ob alles richtig auf der Zimmerrechnung ankommt. Danach schulen wir dein Team – im Haus, damit der erste Abend mit vollem Restaurant entspannt läuft.
Welche Kassensysteme lassen sich mit dem Hotelprogramm verbinden?
Von den vier Systemen, die wir anbieten, haben drei eine Hotelschnittstelle:
- leafsystems – Hotelschnittstelle als Zusatzmodul, passend für Hotels mit Restaurant und Tischservice.
- HIOPOS – Hotelschnittstelle verfügbar, den Preis klären wir im Angebot.
- Lightspeed – PMS-/Hotelschnittstelle als Add-on; Lightspeed bietet viele Schnittstellen, auch zu Hotelsoftware. Gut für Häuser mit mehreren Outlets oder Standorten.
- SAMPOS ONE – hat keine Hotelschnittstelle und eignet sich eher für kleine, mobile Betriebe.
Was die Systeme sonst können und was sie kosten, zeigt dir unser Kassensystem-Vergleich mit Kostenrechner.
Aus der Praxis: Die Reichsstadt in Gengenbach
In der Reichsstadt in Gengenbach laufen Restaurant, Brasserie und Bar über eine Kasse. Der Service bestellt und kassiert per Smartphone am Tisch – und über die Hotelanbindung wird der Verzehr von Hotelgästen aufs Zimmer gebucht. Die ganze Geschichte liest du in unseren Referenzen.
Häufige Fragen
Welche Hotelprogramme lassen sich mit der Kasse verbinden?
Gängige Hotelprogramme wie Protel, Mews oder ibelsa lassen sich anbinden. Ob dein Programm dabei ist und welche Kasse am besten passt, prüfen wir vorab für dich.
Können externe Gäste im Restaurant weiter direkt bezahlen?
Ja. Der Service wählt bei jeder Bestellung, ob aufs Zimmer gebucht oder direkt kassiert wird. Beides erscheint getrennt im Abschluss.
Was passiert mit Frühstück und Tagungen?
Frühstück, Restaurant, Bar und Tagungen bekommen eigene Bereiche in der Kasse. Tagungspauschalen lassen sich auf die Veranstaltung buchen, damit sie nicht auf einer einzelnen Zimmerrechnung landen.
Brauche ich für die Hotelanbindung eine bestimmte Kasse?
Ja – das Kassensystem muss eine Hotel- bzw. PMS-Schnittstelle haben. Bei uns sind das leafsystems, HIOPOS und Lightspeed; SAMPOS ONE hat keine.
Dein nächster Schritt
Du möchtest dein Hotelrestaurant mit dem Hotelprogramm verbinden? Wir prüfen dein PMS, zeigen dir die passenden Kassen in einer Demo und richten alles im Haus ein. Kostenlose Beratung buchen →
Passend dazu: Kassensystem für Hotels · Kassensysteme im Vergleich · Referenzen